ADMINISTRACIÓN
1.1 DEFINICIONES DE ADMINISTRACION:Proviene del latín ad-ministrare (“servir”) o ad manus trahere (“manejar o gestionar”)
Es la manera como se van a lograr los objetivos o las metas propuestas con el esfuerzo de los miembros de la organización, con la ayuda de recursos tecnológicos, financieros y físicos a través de un proceso de planeación, organización, dirección y control.
La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La habilidad técnica es importante para cumplir con untrabajo asignado.
•CIENCIA: Conjunto de conocimientos organizados. La administración es una ciencia cuando se ponen en práctica los conocimientos, de una manera organizada.
•ARTE: Creaciones mediante las cuales el ser humano expresa una visión sensible entorno al mundo que lo rodea, sea este real o imaginario. La administración es un arte cuando se practica.
CARACTERÍSTICAS:
1.UNIVERSALIDAD: Donde exista una organización social, siempre debe existir una coordinación, por lo tanto, una administración.
2.ESPECIFICIDAD: A pesar de que está acompañada de otras ciencias, es específica. Tiene sus propias características, como por ejemplo, la productividad que la hace diferente.
3.UNIDAD TEMPORAL: Siempre se maneja el proceso administrativo.
4.UNIDAD JERÁRQUICA: En una organización todos participan en distintos grados y modalidades, formando así un solo cuerpo administrativo.
DEFINICIONES DE VARIOS AUTORES:
• E.F.L. BRECH.-Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa.
• G:P Terry.- Consiste en lograr un objetivo, predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.
• Koontz and o Donnell.-Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos.
• Henrry Fayol.-Padre de la administración, dice que es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
1.2 ORGANISMOS SOCIALES:
Organismo: conjunto de elementos (órganos), cuya, disposición le dan sinergia para alcanzar misiones de vida específica en el ecosistema biológico.
Sinergia es el efecto de beneficios, en la unión de uno o más elementos.
Un organismo autónomo es una entidad social con capacidad jurídica para realizar fines específicos, estable y estructurado formalmente, de tal manera que permita la eficiencia del trabajo grupal en la consecución de objetivos dentro de una misión social preestablecida.
Sinónimos de organismo social son: institución, empresa, organización, sociedad, corporación. Ejemplos de instituciones: universidad sindicatos, partidos políticos, iglesias, gobierno. Ejemplos de empresas: sociedades anónimas, cooperativas, ejidos, sociedades civiles, comercios, industrias.
1.3 El PROCESO ADMINISTRATIVO:
PLANEACIÓN
La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.Principios:
•Factibilidad: Lo que se planea ha de ser realizable.
•Objetividad y cuantificación: establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadística, estudios de mercado, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.
•Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas.
•Unidad: todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales.
•Intercambio de estrategias: cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente.
Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización se pueden clasificar en:
a. Corto Plazo: menor o igual a un año. Estos a su vez pueden ser:
•Inmediatos: hasta seis meses.
•Mediatos: mayor de seis o menor de doce meses.
b. Mediano Plazo: de uno a tres años
c. Largo Plazo: mayor a tres años.
2. ORGANIZACIÓN
Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social..
Estructura.
La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
Sistematización.
Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades.
En la organización surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. Jerárquica. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
.Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
3. DIRECCIÓN
Concepto. Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa.Elemento del Concepto.
•Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
•Motivación.
•Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
•Comunicación.
•Supervisión.
•La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
•Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
•A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funciones.
Principios.
•De la armonía del objetivo o coordinación de intereses
•Impersonalidad de mando.
•De la supervisión directa.
•De la vía jerárquica.
•De la resolución del conflicto.
•Aprovechamiento del conflicto.
4. CONTROL
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
•Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
•Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
•George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
•Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
•Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
•Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
•Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
BASES DEL CONTROL
Podríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes actividades:
•Planear y organizar.
•Hacer.
•Evaluar.
•Mejorar.
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.
El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar.
La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
PRINCIPIOS DE CONTROL
•Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
•Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.
•De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
•De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos.
•De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
•De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación.
•De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
•De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
TECNICAS DE CONTROL
Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
•Contabilidad
•Auditoria
•Presupuestos
•Reportes, informes
•Formas
•Archivos (memorias de expedientes)
•Computarizados
•Mecanizados
•Gráficas y diagramas
•Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
•Procedimiento hombre máquina, mano izquierda, mano derecha etc.
•Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.
•Métodos cuantitativos
•Redes
•Modelos matemáticos
•Investigación de operaciones
•Estadística
•Cálculos probabilísticas
1.4 Las áreas funcionales
FINANZAS
Es el área que se encarga del optimo control, manejo de recursos económicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables.
Funciones:
1-Financiamiento
2-Contraloría
3-Crédito y Cobranza
4-Impuestos
MERCADOTECNIA (O VENTAS)
Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el producto hasta el consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar: la investigación de mercados, el presupuesto de mercadeo, la determinación de empaque, envase, etiqueta y marca, la distribución y venta de los productos, la determinación del precio de los artículos la publicidad y la promoción.
Funciones:
1-Investigación de mercados
2-Planeación y desarrollo de producto
3-Precio
4-Distribución y logística
5-Ventas
6-Comunicación
PRODUCCIÓN
Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios terminados, utilizando los recursos humanos, económicos y materiales (herramientas y maquinaria) necesarios para su elaboración. Entre las principales funciones del área de producción, el mantenimiento y reparación de maquinaria o equipo, el almacenamiento de materia prima, producto en proceso, producto terminado y el control de calidad.
Funciones:
1-Ingeniería de producto
a) Diseño del producto
b) Pruebas de Ingeniería
c) Asistencia a mercadotecnia
2-Ingeniería de planta
3-Ingeniería industrial
4-Planeación y control de la producción
5-Abastecimientos
6-Fabricación
7-Control de calidad
RECURSOS HUMANOS (PERSONAL)
Es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa. Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar: Reclutamiento y selección de personal capaz, responsable y adecuado a los puestos de la empresa, la motivación, capacitación y evaluación del personal; el establecimiento de un medio ambiente agradable para el desarrollo de las actividades.
Funciones:
1-Contratación y empleo
2-Capacitación y desarrollo
3-Sueldos y salarios
4-Relaciones laborales
5-Servicios y Prestaciones
6-Higiene y seguridad
7-Planeación de recursos humanos
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